ビジネス英語フレーズ集

【ビジネス英会話】電話編1:電話を受けるときに便利なフレーズ集

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何かを書いている女性

今回は、ビジネス英語の電話を受けるときに便利なフレーズ集をご紹介します!

急にオフィスの電話が鳴って、英語で電話応対。

少し慣れてきても英語で電話を受けるのはドキドキですよね。

自分から電話をかける時は、どんな会話をしようかと思い描いてから電話をする事が可能。

しかし電話を受ける時は、相手の話題に合わせて色々なパターンの会話に発展するので緊張します。

そんなビジネス英会話のワンシーン、英語を受ける時のフレーズをまとめました。

また、以下のようなビジネス英語の電話を受ける際の注意点についても記載しています!

  • リスニングに集中するあまり、長時間無言になってしまう
  • 相手に保留する事を伝える前に、パニックで同僚に助けを求めてしまう
  • フランク過ぎる表現を用いてしまう

心当たりのある方は、是非チェックしてみて下さい!

戸田みどり
便利な表現ばかりです。是非参考にして下さいね!

ビジネス英会話:電話を受ける時に使えるフレーズ集

ヘッドセット

ビジネス英語で電話を受ける時に使える例文を場面を分けてご紹介します!

英語で電話を受ける時のフレーズ(最初の一言):外からの電話の場合

まずは第一声、電話を受けた直後のフレーズです。

ABC Company,good morning.This is Taro Yamada speaking.

(ABCカンパニーです。山田太郎が承っております。)

ABC Company,May I help you?

(ABCカンパニーです。ご用件を伺います。)

会社名や自分の名前を名乗ったあとは

  • May I help you?
  • How may I help you?
  • How can I help you?

のような例文を用いて、相手の用件を聞きましょう。

英語で電話を受ける時のフレーズ(最初の一言):内線電話の場合

内線電話の場合の電話を受ける時のフレーズです。

Hello,General affairs.This is Taro Yamada speaking.

(もしもし、総務部の山田太郎です。)

Hello,General affairs?Taro Yamada speaking.

(はい、総務部の山田太郎です。)

Hello,General affairs?Taro Yamada speaking.What can I do for you?

(はい、総務部の山田太郎です。どうしましたか?)

内線を取る際には、名前と所属を伝えるようにしましょう。

相手が聞く前にこれらの情報を伝えた方が親切です!

英語で電話を取り次ぎを依頼された時のフレーズ

電話を取り次いで欲しい時には

『Could you put me through to △△△?』(△△△さんに繋いで頂けますか?)

『May I speak to △△△,please?』(△△△さんとお話したいのですが)

『I'd like to speak to △△△, please.』(△△△さんとに繋いで頂きたいのですが)

のようなフレーズで依頼されます。

英語で電話の取次ぎを頼まれた際には、以下のようなフレーズで対応しましょう。

Just a moment, please.

(少々お待ち下さい。)

Could you hold for a moment, please?

(少々お待ち下さい。)

This is he/she.

(私です。)

I'll transfer you to the person in charge.

(担当者にお繋ぎ致します。)

There are two Yamadas here.

(山田は2人おります。)

I'm sorry. He's not available right now.

(すみません、今お繋ぎすることは出来ません。)

He is out now. Would you like to leave a message?

(彼は外出中です。何か伝言はありますでしょうか?)

I`m agraid he is not at his desk right now. May I take a message?

(申し訳ありませんがただ今席を外しております。何か伝言はありますでしょうか?)

He is in the meeting right now. Should I have him call you back?

(ただいま会議中です。折り返しのお電話は必要ですか?)

He is in the meeting right now.I expect him back at 3 p.m.

(ただいま会議中です。3時には戻ると思います。)

I`m agraid he’s on another call.

(申し訳ありませんが別の電話にでております。)

英語で電話相手の名前や電話番号を聞くフレーズ

電話を取り次ぐ際に、名前や電話番号を聞くには以下のフレーズが利用できます!

May I have your name, please?

(お名前を教えていただけませんか?)

May I ask who’s calling, please?

(お名前を教えていただけませんか?)

May I have your phone number?

(お電話番号をお伺いしても良いですか?)

戸田みどり
ビジネス英会話の電話を受ける時の表現は、定番表現ばかり。少しずつ覚えていくと、安心ですよ!

ビジネス英会話:電話を受ける時に注意する点

バツとジェスチャーする女性

ビジネス英会話で電話を受ける時に、注意する点についてもご紹介します!

英語で電話を受ける時には以下の点に注意しましょう。

  • リスニングに集中するあまり、長時間無言になってしまう
  • 相手に保留する事を伝える前に、パニックで同僚に助けを求めてしまう
  • フランク過ぎる表現を用いてしまう

リスニングに集中するあまり、長時間無言になってしまう

英語で電話を受ける時に、一生懸命英語を聞き取ろうと集中すると、ついつい無言になってしまいがち。

顔を見て話している時ならまだしも、電話相手が長時間無言だと相手を不安な気持ちにさせてしまいます。

英語を一語一句聞き逃さないようにしたいという気持ちは分かりますが、「OK.」「I see.」のように、せめて相槌は打つようにしましょう!

無言の時間が長すぎると、相手を不快にさせてしまうので要注意です!

相手に保留する事を伝える前に、パニックで同僚に助けを求めてしまう

このケースは、私自身も経験したことがあるケースです。

まだ英語の電話応対に慣れない時期に、相手があまりに早口過ぎな上、回線がおかしくて聞き取れずパニックになり、電話を保留するのも忘れて上司に助けを求めてしまいました。

電話応対で英語が聞き取れない場合、かなり冷や汗ものですが、必ず相手に保留することだけは伝えましょう。

I’m sorry. Could you repeat that?

(申し訳ありませんが、もう1度言って貰えませんか?)

のように、繰り返し話してもらうか以下のような保留の表現をしようしましょう。

Can I put you on hold, please?

(保留にしてもよろしいでしょうか?)

Can I put you on hold for a moment?

(保留にしてもよろしいでしょうか?)

同じ英語が聞き取れない場合でも、丁寧に保留できるかどうかでも相手の印象は変わります。

いざという時に使える便利な表現なので、是非この機会に暗記しておいて下さいね!

フランク過ぎる表現を用いてしまう

早く答えなければいけないと焦ってしまったり、緊張で言葉が出てこなくなってしまった時。

例えば伝言を頼まれた時に

『OK!』

のようなフランク過ぎる表現を用いてしまわないように注意しましょう。

日本語でも『○○さんにお取次ぎ頂けますか?』とお願いした時に、『はい』という返事しか返って来ず、すぐに保留音が鳴り始めたらどうでしょうか。

ちょっと適当に扱われた気がして、嫌な気分になりますよね。

私も取次ぎを頼まれた時に、早く英語の電話から逃れたくて『OK!』とついつい素早く答えてしまって、電話を取り次いだあとでしまったと思ったことがあります。

ささっと電話を終えたい気持ちは分かりますが、なるべく丁寧に応対するようにしましょう。

戸田みどり
ビジネス英会話で電話を受ける時には、無言の時間を作らず、焦って保留にしたりフランク過ぎる表現をしようしないように注意しましょう!

まとめ

ガッツポーズする女性

今回は、ビジネス英会話で電話応対、電話を受ける時のフレーズと、注意点をお伝えしました。

ビジネス英会話の電話を受ける際は、どんな会話の内容になるかが分からないため、焦って身構えてしまいますよね。

慣れないうちは、緊張する電話応対ですが、『挨拶をする』『用件を聞く』『担当者に電話を回す』『伝言を聞く』のような基本的名フレーズは定番フレーズを覚えてしまえば安心!

万が一、聞き取りにくかったり焦ってしまった時は、電話を切ったり無言で保留にせずにCan I put you on hold for a moment?』を使用しましょう!

戸田みどり
英語の電話だからと固くなりすぎず、ゆっくり落ち着いて電話応対に臨みましょう!

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