【ビジネス英語】メール編1：宛名や件名の書き方と、コピペで使える英文メールの書き出し例文集

今回は、ビジネス英語のメールの宛先、件名の書き方、書き出しに使える便利な例文をご紹介します！

ビジネスで英語のメールを書こうと思ったとき、まず最初に頭を悩ませるのが宛名や件名、書き出し部分。

日本語で書くとスラスラ書けるのに、英文メールだと1文書くのも一苦労、骨が折れますよね。

今すぐ使えるビジネス英語のメールの例文を集めましたので、使ってみて下さい。

ビジネス英語：メールの宛先の書き方

ビジネス英語でメールを書こうとした時に、まず書く必要があるのが宛先。

日本では「○○○○○株式会社　×××部　△△　△△△　様」のように書きますが、英語ではとってもシンプル。

「Dear Mr.（Ms.）　姓（ラストネーム）:」のように書きます。

例えばAndersonさんなら「Dear Mr.Anderson：」のように書きましょう。

名前のあとの「：」はコロンで、アメリカ英語の場合は「：」（コロン）、イギリス英語の場合は「,」（カンマ）が使われます。

相手の名前が分からない時に使用出来る言い回し

相手の名前が分からない時は、役職を使用します。

Dear section manager（課長殿）

Dear branch manager（支部長殿）

Dear general manager（支店長殿）

Dear sales manager （営業課長殿）

Dear deputy manager（係長殿）

Dear planning office manager（企画室長殿）

Dear chief（主任殿）

といった形です。

相手の方の名前が分かっている場合は、日本と違って肩書きを表記する必要はありませんので、注意して下さい。

性別が分からない時に使用出来る言い回し

性別が分からない場合はラストネームだけでなく、ファーストネームも一緒に書きましょう。

「Dear Michel Anderson：」のような形です。

ファーストネームによっては、性別が分からない物もあるので、男性か女性か自信がない時は無理せずこのような形を使うと良いですよ。

誰が読むか分からない時に使用出来る言い回し

メールを相手の会社の誰が読むのか分からない時や、複数人に送付する時は、名前も所属も限定できません。

そんな時に使える表現があります。

Dear members：（メンバーの皆様へ）

Dear Team Members:（チームメンバーの皆様へ）

To whom it may concern:（関係者様各位）

Dear customer：（お客様へ）

Dear Customer Support：（カスタマーサポート御中）

社内メールだと、これらの表現の使用頻度が高いです。

社内メールなど親しい間柄の場合はファーストネームも使いましょう

メール相手が社内の仲の良い相手など、親しい間柄の場合は日常の英文メールのようにファーストネームを用いることが出来ます。

むしろ堅苦しい宛名書きよりも親しみがあって良いでしょう。

Dear Mike:

Dear Tom:

のように、「Dear ファーストネーム（名前）:」のように使います。

ビジネス英語：メールの件名の書き方、例文

日本でもそうですが、ビジネス英語のメールでも件名は分かり易く簡潔な物が好まれます。

たくさんのメールを受信していく中で、件名だけでメールの判断が出来ないと「後で読もう」と後回しにされてしまう可能性も。

• 「Hi（こんにちは)」のように挨拶だけの件名
• 「IMPORTANT（重要)」「URGENT（緊急）」のように、急ぎなのは分かるけど具体的な内容が分からない件名
• 何通も前の件名がそのままで、内容と件名が一致していない件名

のように相手にとって分かりにくい件名は避けましょう。

具体的には、

• Change of meeting date（会議の日時の変更について）
• My visit to your office（御社への訪問について）
• XYZ project meeting（XYZ プロジェクトのミーティングについて）
• Notification of price increase（値上げについてのお知らせ）
• Request for quotation（見積り依頼）
• Request for Appointment（アポイントメントのお願い）
• Inquiry regarding a product（商品の問い合わせ）

のように、すぐに本文の内容が分かるような件名にしましょう。

ビジネス英語：メールの本文の書き出しに使える例文

ビジネス英語のメール本文の書き出し部分に使える便利な例文を紹介します。

書き出し部分に限らず、全体にも言えることですが、あまり長い文章を書きすぎると読み手をうんざりさせてしまいます。

丁寧に書こうとするあまり長くなってしまわないよう、必要な情報をサクッと簡潔に伝えるような文章を目指してください！

ビジネス英語とはいえ、手紙のようなお堅い文章は最近メールではあまり使われなくなってきたので、親しい取引先なら堅くなりすぎないような文章にするのが良いですよ。

挨拶に使えるビジネス英語メールの例文

自己紹介に使えるビジネス英語メールの例文

問い合わせへの返事に使えるビジネス英語メールの例文

問い合わせを行う時に使えるビジネス英語メールの例文

ビジネス英語：実際の英文メールのサンプル（宛先、件名、書き出し）

最後に、今までお伝えした「宛先」「件名」「書き出し」の書き方を踏まえた件名～書き出しまでのサンプルをご紹介します。

サンプル３つとも、件名だけでも内容が読み取ることが可能で、書き出し部分だけ読めば用件を理解する事が出来ます。

日本のビジネスメールでは、冒頭から長くなりがちですが、英語のビジネスメールではシンプルで分かり易い内容を意識しましょう！

まとめ

今回は、ビジネス英語でメールを書く際に宛先や件名をどう書くのかと、ビジネス英語のメールの書き出しに使える便利な例文をご紹介しました！

ビジネス英語のメールを書こうとすると、「どんな言い回しを使えば失礼にならないか」「どんな表現があるのか」「どんな単語を使えば良いのか」と悩んでしまいますよね。

慣れないうちは、例文をコピペで使ってしまってもOK！

少しずつ英語の表現や使い方に慣れて、慣れてきたら少しずつ新しい表現を取り入れていきましょう！

ビジネス英語のメール作成に役立つ例文集

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