ビジネス英語フレーズ集

【ビジネス英語】メール編5:会議の時間や場所を変更、中止(キャンセル)を伝えるのに便利なフレーズ

投稿日:2019年7月8日 更新日:

メール

今回は、ビジネス英語で会議の時間や場所を変更したり、会議の中止(キャンセル)を伝えるメールを送る時に使えるフレーズ、例文をご紹介します!

英語で会議の開催メールを送った後で、会議の時間や場所が変更になったり、人数が集まらずに中止に。

会議の変更のお知らせは、なるべく早く送りたいですよね。

例文の他に、実際のメールのサンプルもご紹介。

急な変更についての謝罪など、関連した例文についてもお伝えします。

戸田みどり
ビジネス英語の会議に、急な変更があった場合に使えるフレーズをご紹介します!

会議の時間の変更や場所の変更を英語のメールで伝える例文、フレーズ

会議室

まずは会議の時間や場所の変更を英語で伝える例文、フレーズをご紹介します。

The next teleconference has been rescheduled for May 13 due to a schedule conflict.

(次回のテレビ会議はスケジュールの重複のため5月13日に変更となりました。)

I will let you know as soon as the new time is decided.

(新しい時刻が決まり次第、ご連絡致します。)

Could we reschedule our meeting for next Monday?

(会議の時刻を月曜日に変更できますでしょうか?)

The next regular meeting has been postponed until next Tuesday.

(次回の定例会議は火曜日に延期になりました。)

The time of the next regular meeting has been changed from 10:00 a.m. to 3:00 p.m.

(次の定例会議は午前10時からが、午後3時からに変更になりました。)

メモ

時刻を伝える時、正午(12時)は12:00 p.m.もしくはnoonと記載します。

0:00 p.m.や0:00 a.m.という表記は無いので気をつけましょう。

また、テレビ会議の場合はどの国の時間を表記しているかを明確にして下さい!

The location of the next monthly meeting has been changed to Conference Room 110.

(次回の月例会議の場所が会議室110に変更になりました。)

メモ

会議の名称に利用できるフレーズ

  • regular meeting(定例会議)
  • weekly meeting(毎週の会議)
  • monthly meeting(月例会議)

何種類かの例文をご紹介しましたが、

  • 変更前の時刻を記載する
  • 変更の理由を伝える

丁寧に会議の変更を英語のメールで伝える事が出来ますよ!

特に、直前の変更の場合や社外のお客様の場合は、理由を明記した方が変更について相手を不快な気持ちにさせずに済みます。

戸田みどり
例文の会議名や時刻を書き換えて使ってみて下さいね!

会議の中止(キャンセル)をメールで伝える例文、フレーズ

案内する女性

The meeting scheduled for December 11 is cancelled.

(12月11日の会議は中止になりました。)

The teleconference scheduled for tomorrow is cancelled.

(明日のテレビ会議は中止になりました。)

戸田みどり
会議が中止になった場合は、相手の都合もあるので、なるべく早くメールを送りましょう。

英語で会議の変更や中止、キャンセルを伝える際に併せて使えるフレーズ

ABCの積み木

急な会議の変更や中止、キャンセルの場合はお知らせだけでなく謝罪文など相手を気遣うフレーズを本文中に入れると丁寧です。

以下のような例文を併せて本文に使いましょう。

I apologize for the short notice.

(急なご連絡で申し訳ありません)

Sorry for the short notice.

(急なご連絡で申し訳ありません)

「I apologize for the short notice.」の方が丁寧です。

社内メールなら「Sorry for the short notice.」でも問題ありません。

I apologize for any inconvenience this cancellation may cause.

(キャンセルによりご迷惑をおかけして申し訳ありません。)

I am sorry for any inconvenience this may cause.

(ご迷惑をおかけして申し訳ありません)

上記2つは丁寧な謝罪の例文です。

社内の定例会議の変更の際などへの使用は、少しフォーマル過ぎるので注意して下さい。

お客様相手や目上の方に向けたメールの場合は、積極的に使いたいですね。

Please let me know your availability once again.

(再度ご都合をお伝え下さい。)

会議の時刻を変更した場合、相手の方の都合が合わない可能性もあります。

社内の定例会議など参加必須の物で無ければ、変更を伝えるだけでなく上記の例文のように再度予定を聞き直すのが親切ですね。

戸田みどり
ただ会議の変更を伝えるだけではなく、相手の都合を聞きなおしたり、急な場合は謝罪文を入れましょう!

ビジネス英語で会議の変更、中止(キャンセル)を伝えるメールのサンプル

何かを書いている女性

サンプル1:会議時間の変更を伝えるメール

【英文】

Subject:Change of meeting date

Dear members:

The next teleconference has been rescheduled for May 13 due to a schedule conflict.

Please let me know your availability once again by next Tuesday.

Best regards,

【日本語】

件名:会議の日程の変更

メンバー各位:

次回のテレビ会議はスケジュールの重複のため5月13日に変更になりました。

つきましては、次の火曜日までに再度ご都合をご連絡下さい。

よろしくお願いします。

サンプル2:会議のキャンセルを伝えるメール

【英文】

Subject:Cancellation(Tuesday meeting)

Dear members:

The meeting scheduled for Tuesday,July 12 is cancelled.

I apologize for the short notice.

Best regards,

【日本語】

件名:キャンセルについて(火曜日の会議)

メンバー各位:

7月12日(火)に予定されていた会議がキャンセルになりました。

急なお知らせになり申し訳ありません。

よろしくお願いいたします。

まとめ

会社の窓

今回は、ビジネス英語で会議の時間や場所を変更したり、会議の中止(キャンセル)を伝えるメールを送る時に使えるフレーズ、例文をご紹介しました。

突然の会議の変更やキャンセルの場合は、謝罪文などを添えて丁寧なメールにしましょう。

会議の変更や中止の理由がある場合は、理由についても明記すると良いです。

時間や場所の変更の場合は、新しい時間や場所が正しく記載出来ているか、しっかりチェックしてから送信するようにして下さい。

戸田みどり
会議の変更やキャンセルについて送るメールは、少し気が重い時もありますが、決まった段階ですぐに連絡を行いましょう!

 

メール
ビジネス英語のメール作成に役立つ例文集

続きを見る

-ビジネス英語フレーズ集

Copyright© ビジネス英語119番 〜おすすめのビジネス英会話スクールや勉強方法まとめ〜 , 2020 All Rights Reserved.