ビジネス英語フレーズ集

【ビジネス英語】メール編6:アポイントを取る時に使える件名、厳選フレーズ

投稿日:2019年7月13日 更新日:

メール

今回は、ビジネス英語のアポイントを取る時に使える件名、便利な例文やフレーズをご紹介します。

英語のメールでアポイントを取ろうと思ったとき、困るのが件名やアポイントを取りたいということの伝え方。

そして日程をどのようにして調整すれば良いかです。

電話でアポを取るよりは、内容を良く考えてから伝えることが出来るメール。

しかし、英語のメールの内容をどのように組み立てていけば良いのか迷ってしまいますよね。

英語のメールでアポを取る時に考えなければいけないのは

  • 件名
  • アポイントの申し込み
  • 日程調節

です。

そして、英語のメールでアポイントの申し込みをする時には、どうしてアポイントメントを取得したいのかの目的をしっかり相手に伝える事が大切。

また、日程調節では相手への気遣いも必要となってきます。

件名やアポイントの目的の伝え方、日程調節の方法など、ビジネス英語で使えるメールでのアポイントメントの取り方を説明しながら、実際に使える例文をご紹介するので是非参考にして下さいね!

戸田みどり
英語のメールでアポを取る時には、特に目的をしっかり相手に伝えることが大切ですよ!

ビジネス英語:メールでアポイントを取る時の件名の書き方、例文

国旗

ビジネス英語のメールでアポイントを取る時に、まず決める必要があるのが件名。

まずは、本文を読もうと思ってもらえる件名を作る必要があります。

件名で何のアポイントか分かるようにしよう

ビジネス英語のメールでアポイントを取る時は、件名は出来るだけ何のアポイントメントについてか分かるような件名にしましょう。

例えば『Request for an appointment(アポイントのお願い)』のように、アポイントが取りたいということしか書かれていないと、メールを受け取った相手はどう感じるでしょうか。

「いったい何のアポイントなんだろう?」とアポイントの内容が本文を読むまで分かりません。

相手が忙しい場合「件名じゃなんのアポか分からないし後回しにしよう」となってしまう可能性もあります。

出来るだけ早く返事を貰うためにも、詳細が書ける場合は、件名に何のアポイントメントなのかを記載するように気をつけましょう。

英語でアポイントを取得するメールの件名の例文

Visit to your office(御社への訪問)

Visit to your company(御社への訪問)

Meeting Request for Project ABC(プロジェクトABCについての会議の依頼)

Appointment request(アポイントメントの依頼)

※アポイントメントの詳しい内容を件名に書いた方が、目的が伝わりやすいです

戸田みどり
件名を見ただけで、何のアポか分かった方が相手の方に親切ですよ!

ビジネス英語:メールでアポイントを求める例文フレーズ集

スマートフォンを操作する男性

英語のメールでアポイントを取る時は、冒頭でもお伝えしたようにアポイントの目的を伝えることが大切です。

目的が相手にしっかり伝わらないと「会わなくても良いか」「たいした用事じゃないかもしれない」と思われてしまうことも。

そこで、英語のメールでアポを取る時に使えるフレーズや、アポが必要な理由を説明するのに使える例文をまとめました。

英語のメールでアポを取る時に、使える例文フレーズ

I`d like to make an appointment for 15 May.(5月15日にアポイントメントをお願いしたいです。)

Would it be possible to visit your company on May 15?(5月15日に御社にお伺いしても良いでしょうか?)

Would it be possible to visit your company sometime next month?(来月に、御社を訪問させて頂くことはできますか?)

Would it be possible for you to come to our company on May 13?(5月13日に弊社に来て頂くことは出来ませんか?)

I would be very pleased to meet you at my office on 15 May.(5月15日に弊社で会えると嬉しく思います。)

本文の書き出しについては、初めての相手の場合は下記のような自己紹介が必要です。

I am in charge of XXXXX at ABC company.(私はABCカンパニーで、XXXXXの担当をしています)

My name is Hanako Yamada, from ABC company.(私はABCカンパニーの山田花子です)

その他、メール本文の書き出しについては以下の記事に例文をまとめてありますので、参考にして下さいね!

メール
【ビジネス英語】メール編1:宛名や件名の書き方と、コピペで使える英文メールの書き出し例文集

続きを見る

英語のメールでアポイントが必要な理由を伝える例文、フレーズ

I would like to introduce our new employee.(弊社の新しい社員を紹介したいと思っています)

I would like to talk about the budget.(予算について打ち合わせさせて頂きたいと思っています)

I would like the opportunity to talk about the contract.(契約について打ち合わせる機会を頂きたいと思っています)

I would appreciate it if we could meet on May 15 to talk about  the budget.(5月15日に予算について打ち合わせるために、御社にお伺いしても良いでしょうか?)

※この例文のように、日付と目的を同時に伝えることも出来ます

戸田みどり
アポイントを取得する時には、目的をしっかり説明するようにしましょう!

ビジネス英語:メールでアポイントの日程を調節する例文やフレーズ

ノートとタブレット

英語のメールでアポイントを取る時には、相手の方との日程調節が必要。

アポイントを取得する時に、ただこちらの都合の良い日程を伝えるだけでは不親切です。

相手にも予定があり、提案した日時が相手に取って都合が悪い場合もあります。

相手を気遣うためにも、日程が合わない場合のフォローの文章も入れるようにしましょう。

アポイントを取得するメールで、日程調節をする例文やフレーズ

Please let me know a convenient date and time for me to have a meeting. (ご都合の良い日時を教えて下さい)

I would appreciate it if we could meet at a mutually convenient time to talk.(お互いに都合の良い時間にお会いすることが出来ると嬉しいです)

Is this date is not convenient,would you please suggest an alternate date and time?(ご都合が悪い場合は、別の日程を提案頂けないでしょうか?)

Do you some time to meet me on 15 or 20 December?(12月15日か30日にお会いできる時間はありますでしょうか?)

If this is not convenient,would you please name a couple of other dates?(ご都合が悪い場合は、2,3都合の良い日を提案頂けないでしょうか?)

If not,please give me some alternative dates.(ご都合が悪い場合は、代わりの日を教えて下さい)

ビジネス英語:アポイントを取得するメールのサンプル

サンプル:初対面の相手に対してアポイントを取得する英語のメールのサンプル

【英文】

Dear Mr.Smith

I am in charge of sales department at ABC company.

We are leading manufacturer of machine tools with 30% share of the market.

I was referred to you by Mr.Tanaka.

I would like to introduce our new Product.

Would it be possible to visit your company sometime next month?

I would appreciate it if we could meet at a mutually convenient time to talk.

I am looking forward to hearing from you.

Best Regards,

Taro Yamada

【日本語】

スミス様

私はABCカンパニーで営業担当をしています。

私たちは日本で30%のシェアを誇る工作機械のメーカーです。

田中さんにあなたを紹介して頂きました。

私たちの新商品を、是非ご紹介させて頂きたいと思っています。

来月に、御社を訪問させて頂くことは可能でしょうか?

お互いの都合が良い時間にお会いする事が出来ると嬉しいです。

お返事お待ちしております。

どうぞよろしくお願いいたします。

 

山田 太郎

まとめ

チェックリスト

今回は、ビジネス英語のアポイントを取る時に使える件名、便利な例文やフレーズをご紹介しました!

英語でアポイントを取得するメールを書くときには、

  • 件名を見ただけで何のアポイントメントか明確になるようにする
  • アポイントの目的を伝える
  • 日程調整では、相手の予定を気遣う言葉を入れる

ことが大切です。

同じアポイントを取ろうとしているメールでも、

  • アポイントを取りたいのは分かるけど、何のアポイントか分からない件名
  • 具体的になぜアポイントが必要なのか分からない申し込み
  • 相手にとって都合の悪い日程だった場合の考慮がされていない

ようなメールを送ってしまうと、断られる確立が上がってしまいます。

他のビジネス英語のメールもそうですが、簡潔に必要な情報を全て入れながら、相手の都合も考慮できるような文章を目指しましょう!

戸田みどり
少しでもアポイントメントにOKが出る確率をあげるためにも、相手にとってどのようなメールが良いのかを考えて書くようにしましょうね

 

メール
ビジネス英語のメール作成に役立つ例文集

続きを見る

-ビジネス英語フレーズ集

Copyright© ビジネス英語119番 〜おすすめのビジネス英会話スクールや勉強方法まとめ〜 , 2020 All Rights Reserved.