ビジネス英語フレーズ集

【ビジネス英語】メール編1:宛名や件名の書き方と、コピペで使える英文メールの書き出し例文集

投稿日:2019年7月2日 更新日:

メール

今回は、ビジネス英語のメールの宛先、件名の書き方、書き出しに使える便利な例文をご紹介します!

ビジネスで英語のメールを書こうと思ったとき、まず最初に頭を悩ませるのが宛名や件名、書き出し部分。

日本語で書くとスラスラ書けるのに、英文メールだと1文書くのも一苦労、骨が折れますよね。

今すぐ使えるビジネス英語のメールの例文を集めましたので、使ってみて下さい。

戸田みどり
便利な表現ばかりです。是非参考にして下さいね!

ビジネス英語:メールの宛先の書き方

何かポイントを解説する女性

ビジネス英語でメールを書こうとした時に、まず書く必要があるのが宛先。

日本では「○○○○○株式会社 ×××部 △△ △△△ 様」のように書きますが、英語ではとってもシンプル。

「Dear Mr.(Ms.) 姓(ラストネーム):」のように書きます。

例えばAndersonさんなら「Dear Mr.Anderson:」のように書きましょう。

名前のあとの「:」はコロンで、アメリカ英語の場合は「:」(コロン)、イギリス英語の場合は「,」(カンマ)が使われます。

戸田みどり
日本では肩書きを書きますが、ビジネス英語のメールでは相手の方の名前を書くのが基本です!

相手の名前が分からない時に使用出来る言い回し

相手の名前が分からない時は、役職を使用します。

Dear section manager(課長殿)

Dear branch manager(支部長殿)

Dear general manager(支店長殿)

Dear sales manager (営業課長殿)

Dear deputy manager(係長殿)

Dear planning office manager(企画室長殿)

Dear chief(主任殿)

といった形です。

相手の方の名前が分かっている場合は、日本と違って肩書きを表記する必要はありませんので、注意して下さい。

戸田みどり
相手の方の名前が分かっている場合は、肩書きではなく名前で宛名を書いて下さい。基本的に、肩書きは不要ですよ!

性別が分からない時に使用出来る言い回し

性別が分からない場合はラストネームだけでなく、ファーストネームも一緒に書きましょう。

「Dear Michel Anderson:」のような形です。

ファーストネームによっては、性別が分からない物もあるので、男性か女性か自信がない時は無理せずこのような形を使うと良いですよ。

戸田みどり
きっと男性だ!と思って女性だったら・・・では困るので、自信が無い相手の場合は宛名はフルネームにしましょう。

誰が読むか分からない時に使用出来る言い回し

メールを相手の会社の誰が読むのか分からない時や、複数人に送付する時は、名前も所属も限定できません。

そんな時に使える表現があります。

Dear members:(メンバーの皆様へ)

Dear Team Members:(チームメンバーの皆様へ)

To whom it may concern:(関係者様各位)

Dear customer:(お客様へ)

Dear Customer Support:(カスタマーサポート御中)

社内メールだと、これらの表現の使用頻度が高いです。

戸田みどり
関係者様各位、チームメンバーの皆様へ、は良く使う便利なフレーズですよ!

社内メールなど親しい間柄の場合はファーストネームも使いましょう

メール相手が社内の仲の良い相手など、親しい間柄の場合は日常の英文メールのようにファーストネームを用いることが出来ます。

むしろ堅苦しい宛名書きよりも親しみがあって良いでしょう。

Dear Mike:

Dear Tom:

のように、「Dear ファーストネーム(名前):」のように使います。

ビジネス英語:メールの件名の書き方、例文

何かを書いている女性

日本でもそうですが、ビジネス英語のメールでも件名は分かり易く簡潔な物が好まれます。

たくさんのメールを受信していく中で、件名だけでメールの判断が出来ないと「後で読もう」と後回しにされてしまう可能性も。

  • 「Hi(こんにちは)」のように挨拶だけの件名
  • 「IMPORTANT(重要)」「URGENT(緊急)」のように、急ぎなのは分かるけど具体的な内容が分からない件名
  • 何通も前の件名がそのままで、内容と件名が一致していない件名

のように相手にとって分かりにくい件名は避けましょう。

具体的には、

  • Change of meeting date(会議の日時の変更について)
  • My visit to your office(御社への訪問について)
  • XYZ project meeting(XYZ プロジェクトのミーティングについて)
  • Notification of price increase(値上げについてのお知らせ)
  • Request for quotation(見積り依頼)
  • Request for Appointment(アポイントメントのお願い)
  • Inquiry regarding a product(商品の問い合わせ)

のように、すぐに本文の内容が分かるような件名にしましょう。

戸田みどり
「URGENT」を付けるのは良いのですが、それだけだと意味が分かりません。件名は本文の内容が分かる簡潔な物がベストです!

ビジネス英語:メールの本文の書き出しに使える例文

仕事中にパソコンを使用する男性

ビジネス英語のメール本文の書き出し部分に使える便利な例文を紹介します。

書き出し部分に限らず、全体にも言えることですが、あまり長い文章を書きすぎると読み手をうんざりさせてしまいます。

丁寧に書こうとするあまり長くなってしまわないよう、必要な情報をサクッと簡潔に伝えるような文章を目指してください!

ビジネス英語とはいえ、手紙のようなお堅い文章は最近メールではあまり使われなくなってきたので、親しい取引先なら堅くなりすぎないような文章にするのが良いですよ。

挨拶に使えるビジネス英語メールの例文

It was good to meet you yesterday.(昨日はお目にかかれてよかったです)

It was good to meet you again last week.(先週再度お目にかかれてよかったです)

Thanks for calling me today.(本日はお電話ありがとうございました)

Thanks for your email.(メールありがとうございました)

Thanks for your email today.(本日はメールを頂きましてありがとうございます)

Thanks for your email.It was good to hear from you.(メールありがとうございます。ご連絡嬉しいです)

Thank you for your order.(この度はご注文ありがとうございます)

Thank you very much for your prompt response.(迅速なお返事ありがとうございます)

Thank you for your prompt payment.(迅速なお支払いを頂きありがとうございます)

自己紹介に使えるビジネス英語メールの例文

We are leading manufacturer of XXXXX with 30% share of the market.(弊社は日本で30%のシェアを誇るXXXXXのメーカーです)

I am in charge of XXXXX at ABC company.(私はABCカンパニーで、XXXXXの担当をしています)

I am responsible of XXXXX at ABC company.(私はABCカンパニーで、XXXXXを担当をしています)

I am Hanako Yamada.I`m in charge.(私は山田花子です。私が担当者です)

My name is Hanako Yamada, from ABC company.(私はABCカンパニーの山田花子です)

問い合わせへの返事に使えるビジネス英語メールの例文

Thank you for your inquiry.(お問い合わせありがとうございます)

Thank you for your interest in our products .(弊社の商品に興味を持って頂き、ありがとうございます)

I`m happy to hear you are interested in our products.(私たちの商品に興味を持って頂き感謝します)

Thank you for your inquiry about our refrigerators.(弊社の冷蔵庫についてのお問い合わせ、ありがとうございます)

Thank you for your inquiry for samples.(サンプルについてのお問い合わせ、ありがとうございました)

Thank you for your inquiry of 20 December.(12月20日のお問い合わせありがとうございました)

※イギリス英語では「inquiry」ではなく「enquiry」が多く使われます。使用方法は「inquiry」と同じです。

問い合わせを行う時に使えるビジネス英語メールの例文

We are interested in your products.(御社の商品に興味があります)

Could you please send me your latest catalogue and price list .(御社のカタログと価格表を送付して頂けませんか)

Please send me your catalogue and a price list.(御社のカタログと価格表を送付下さい)

Please send me a current catalogue and price list.(最新のカタログを価格表を送付して下さい)

戸田みどり
便利なビジネス英語のメールの例文ばかりです。実際に使ってみて下さいね!

ビジネス英語:実際の英文メールのサンプル(宛先、件名、書き出し)

思いついた男性

最後に、今までお伝えした「宛先」「件名」「書き出し」の書き方を踏まえた件名~書き出しまでのサンプルをご紹介します。

サンプル1:見積もりを依頼するメール

【英文】

Subject: Inquiry regarding a product

Dear Mr. Anderson:

I am Hanako Yamada,from ABC company.We are leading manufacturer of machine tools with 30% share of the market.We are interested to receive your current catalogue and price list for your dust collectors.

【日本語】

件名:商品の問い合わせ

アンダーソン様

私はABCカンパニーの山田花子です。私たちは日本で30%のシェアを誇る工作機械のメーカーです。御社の集塵機について興味がありますので、最新のカタログと価格表を送付頂けないでしょうか。

サンプル2:問い合わせのお礼のメール

【英文】

Subject: RE: Inquiry regarding a product

Dear Mr. Smith:

Thank you for your inquiry of 20 December.I am the representative for your area.I am pleased to know that you are interested in our products.As requested,I have mailed you our catalogue and price list.

【日本語】

件名:RE: 商品の問い合わせ

スミス 様

12月20日付でのお問い合わせ、どうもありがとうございました。私はあなたのエリアの営業担当です。弊社の商品に興味をお持ち頂き、嬉しく思っています。ご依頼の通り、弊社のカタログと価格表を送付させて頂きました。

サンプル3:社内メール

【英文】

Subject: Notification of Wednesday Meeting

To whom it may concern:

I am Yuki Suzuki from the international business division.The monthly meeting held every first Wednesday has been rescheduled this month for December 15.

【日本語】

件名:水曜日のミーティングについて

関係者各位

国際部の鈴木由紀です。毎月水曜日に開かれている月例会議ですが、12月15日に変更になりました。

サンプル3つとも、件名だけでも内容が読み取ることが可能で、書き出し部分だけ読めば用件を理解する事が出来ます。

日本のビジネスメールでは、冒頭から長くなりがちですが、英語のビジネスメールではシンプルで分かり易い内容を意識しましょう!

戸田みどり
書き出し部分は必要以上に長くなりすぎないよう、シンプルにまとめましょう!

まとめ

スマートフォンを操作する男性

今回は、ビジネス英語でメールを書く際に宛先や件名をどう書くのかと、ビジネス英語のメールの書き出しに使える便利な例文をご紹介しました!

ビジネス英語のメールを書こうとすると、「どんな言い回しを使えば失礼にならないか」「どんな表現があるのか」「どんな単語を使えば良いのか」と悩んでしまいますよね。

慣れないうちは、例文をコピペで使ってしまってもOK!

少しずつ英語の表現や使い方に慣れて、慣れてきたら少しずつ新しい表現を取り入れていきましょう!

戸田みどり
日本語でも英語でも、相手に伝わり易い表現を使うのが一番!件名も本文も、簡潔に相手に伝わる文章を選びましょう。分かりやすく便利に使える例文ばかり選んで紹介しましたので、是非使ってみて下さいね!
メール
ビジネス英語のメール作成に役立つ例文集

続きを見る

-ビジネス英語フレーズ集

Copyright© ビジネス英語119番 〜おすすめのビジネス英会話スクールや勉強方法まとめ〜 , 2020 All Rights Reserved.