今回は、ビジネス英語のメールで会議の開催や日程を案内する時に使えるフレーズ、例文、そして英語のアジェンダの書き方をご紹介します！
ビジネスで英語の会議を開催することになった時に送る必要があるのが、会議の開催や日程案内のお知らせを書いたメール。
日本語ならともかく、英語で会議の案内を送るときには何を書けば良いのか迷ってしまいます。
特にまだあまり経験がないうちはビジネス英語を用いて会議に参加するだけでも大変なのに、開催案内のメールの送付など事前の準備もあって焦りますよね。
すぐに使える英語で会議の開催や日程を案内する定番のフレーズをお伝えするので、是非参考にして下さい！
また、会議の開催を伝えるメールにまとめておいたほうが良い、「英語のアジェンダ」の書き方についてもお伝えします。
ビジネス英語のメールで会議の開催案内、日程を伝える時の例文
ビジネス英語のメールで会議の開催案内や日程を伝える時には、とにかくシンプルに伝えましょう。
英語のメールでは必要最低限の情報を書いた方が良い印象を与えることが出来ます。
議題などより詳細な内容を書く必要がある場合は、後で紹介する『アジェンダ』に記載するようにして下さい。
英語のメールで会議の日程など案内を送る時に書く項目
英語のメールで会議の日程など案内を送るときに書く時、件名には
- 会議のテーマ（決まっていれば）
- 日時（テレビ会議、電話会議の場合は時差を考慮）
を入れましょう。
件名に何の会議かと日時が書かれていると、メールを開かなくても最低限の情報が得られるので親切です。
本文中には、
- 会議のテーマ（決まっていれば）
- 場所
- 日時（テレビ会議、電話会議の場合は時差を考慮）
- アジェンダがある場合、アジェンダ
- 出席の確認（必要な場合）
- その他必要事項があれば
を書きます。
また、テレビ会議や電話会議など色々な国の人が参加する会議では、どこの時間帯かを明記する必要があります。
英語のメールで会議の日程などを案内する時の例文
英語の会議のテーマや日時を伝える件名の例文
Meeting on December 10
（12月10日の会議)
Operations Meeting on December 10
（12月10日の業務会議)
Operations Meeting 15 December 11:30
（12月15日の11:30からの業務会議)
英語の会議の日時や開催の案内を行うメールの例文
The next monthly Operations Meeting will be held in the Conference Room 110 at 10:00 on December 10.
（ 次回の月例業務会議は12月10日10時に、会議室110にて開催されます。）
This is notify you that we will be holding our next Operations Meeting will be held in the Conference Room A at 10:00 on December 10.
（次回の業務会議は12月10日の10時に、会議室Aで開催します。）
The next teleconference is scheduled for December 10 from 10:00 to 11:00 JST.
（次回のテレビ会議は12月10日の日本時間10時～11時に開催予定です。）
例文で挙げたように１文でスッキリ伝えると、シンプルで伝わりやすいです。
英語の会議のアジェンダについて記載する例文
The agenda will be:
（アジェンダは以下の通りです）
The agenda for the meeting is as follows:
（アジェンダは以下の通りです）
Please find attached the agenda for the next meeting.
（添付した次回会議のアジェンダをご覧下さい。）
※アジェンダを添付ファイルにした場合に利用できます。
英語の会議の出席確認を行う例文
Please let me know by Friday whether or not you will be able to attend.
（金曜日までに参加の可否をご連絡下さい。)
Please let me know whether you can attend the meeting by May 15.
（会議に参加できるかどうかを5月15日までにお知らせ下さい。）
英語の会議の開催案内のメールで必要に応じて使える例文
The scheduled finish time for the 11:00.
（会議は11時に終了予定です。）
The meeting is scheduled for 2 hours.
（会議は2時間の予定です。）
Attendance is voluntary.
（会議への参加は任意です）
Attendance is not mandatory.
（会議への参加は任意です）
Attendance is mandatory.
（会議への参加は必須です）
ビジネス英語の会議開催の案内メール、アジェンダの書き方とサンプル
ビジネス英語のメールで会議の開催案内をする時に書く、アジェンダの書き方についてお伝えします。
アジェンダはメールの本文中に書くか、長くなる場合は添付ファイルにしましょう。
サンプルもご紹介するので、参考にして下さいね！
英語の会議を開催する時に作成するアジェンダとは何のこと？
そもそもアジェンダとは何のことなのかを、まずはじめに説明します。
アジェンダは、行われる予定の会議の議題やタイムスケジュールについてまとめた資料のこと。
日本では聞きなれない言葉ですが、海外では会議の前にアジェンダが用意され事前に共有されます。
このアジェンダがあると、事前に議題について考えておくことも可能ですし、会議が脱線することなく円滑に進めることが出来る優れもの。
今まで書いたことがないと、ハードルが高く感じられるかもしれません。
しかし、会議の情報を前もって伝えることで会議の質を上げる事が出来るので、しっかり書いていきましょう。
アジェンダの書き方、記載する内容について
英語のメールで会議の開催案内をする時、アジェンダに記載する内容は以下の通りです。
| 項目 | 英語 | 説明 |
|---|---|---|
| 会議名 | Conference Title | 会議の名称を記載 |
| 開催日時 | Date（日）Time（時） | 会議の開催日時を記載 |
| 開催場所 | Location,Place | 会議の開催場所を記載 |
| 参加者 | ParticipantsもしくはAttendees | 参加者の一覧を箇条書きで記載 |
| 準備 | Preparation | 事前に何か準備が必要かを記載 |
| 議題 | Topics | 箇条書きで議題を挙げる |
| スケジュール | Schedule | 議題ごとの時間の割り振りを記載 |
| 役割分担 | Role | 司会、議事録係、タイムキーパーなど係が決まっていれば記載 |
上記に挙げた項目を、順番に箇条書きで分かりやすく書いていきます。
不要な項目は省略が可能です
とはいえ、会議の内容によっては全ての項目の事柄が決まっていない場合もありますよね。
今回の会議に不要な項目や未決定の項目は省略しても大丈夫なので安心して下さい。
また、アジェンダを記載する前のメール本文中に会議名や開催日時、開催場所を書いている場合、アジェンダでは省いても構いません。
| 項目 | 省略できるかどうか |
|---|---|
| 会議名 | メール本文中に記載があればOK |
| 開催日時 | メール本文中に記載があればOK |
| 開催場所 | メール本文中に記載があればOK、電話会議など場所が無い場合も省略可 |
| 参加者リスト | 参加者が全く決まっていないなら省略可 |
| 準備 | 事前準備が不要なら省略可 |
| 議題 | アジェンダのメイン部分なので省略不可 |
| スケジュール | 決まっていないのなら省略可、決まっているなら省略しない方が良い |
| 役割分担 | 決まっていなければ省略可 |
つまり、アジェンダのメイン項目である議題以外は無理に書く必要はありません。
ただし会議の各項目が既に決まっているのなら、面倒でも省略せずにアジェンダに記載しましょう。
議題しか書ける項目が無い場合は、メール本文中に既に会議名や開催日時、開催場所が書いてあっても、もう１度アジェンダ内に記載した方がボリュームが出ます。
逆に議題がたくさんでボリュームがありすぎる場合は、メール本文中にアジェンダを記載するのではなく添付ファイルにすると良いですよ。
会議の終わる時間を忘れずに記載しましょう
アジェンダに記載を忘れがちなのが会議の終了時刻です。
あらかじめ会議の終了時刻が分かっているのであれば終了時刻を、分からない場合はだいたい何時間かかるかを書くようにして下さい。
ポイント
会議終了時刻が未定の場合は
The meeting is scheduled for 2 hours.
（会議は2時間の予定です。）
のように、およその時間を記載しましょう。
英語の会議のアジェンダのサンプル
実際に英語の会議開催のメールに記載するアジェンダのサンプルをお見せします。
Agenda:
- Date:December 13
- Time:1:00 p.m. ～ 2:30 p.m. JST
- Location: Conference Room A
- Participants:Taro Tanaka,Miki Yamada from the production department,John Smith, Kate Johnson from the marketing department,Mike Taylor from corporate planning department
- Preparation:Bring the results of the latest questionnaire.
- Schedule and items to be discussed:
1)1:00 p.m. ～ 1:30 p.m. Discuss cost-cutting measures(Taro)
2)1:30 p.m. ～2:00 p.m. Discuss sales plans(Mike)
7.Roles:
Facilitator:Taro Tanaka
Note-taker:Miki Yamada
アジェンダ:
- 開催日:12月13日
- 開催時刻:日本標準時間の午後1時～午後2時30分
- 場所:会議室A
- 参加者:田中太郎、山田美紀（製造部門） ジョン・スミス、ケイト・ジョンソン（営業部） マイク・テイラー（経営企画部）
- 準備:アンケートの結果
- スケジュールと議題:
1)午後1時～1時半 経費削減策について（太郎）
2)午後1時半～2時 売り上げ計画について（マイク）
7.役割
司会:田中太郎
書記:山田美紀
アジェンダを書き終えたら見直しを行って、抜けや間違いが無いかを確認しましょう。
まとめ
今回は、ビジネス英語のメールで会議の開催や日程を案内する時に使えるフレーズ、英語のアジェンダの書き方をお伝えしました。
英語の会議の案内をメールで送る際には、
- 件名に会議名や日程を明記
- 本文中に会議の時刻や場所など、必要事項を漏れなく記載
- アジェンダがある場合はアジェンダを添付
- 出席確認が必要な場合は出席確認を行う
ようにしましょう。
アジェンダを書くのは海外の文化なので、慣れないうちは面倒かもしれません。
しかし、アジェンダがあると会議が進めやすく、議事録もアジェンダに沿って書く事が出来ます。
アジェンダを書くことに慣れないうちは、必要な項目が全て記載出来ているかどうかを再確認してからメールを送るようにしましょう。
もしアジェンダが長くて添付する場合は、添付ファイルを忘れずに！
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